خرید رسمی بدون پرداخت از حساب شرکت

سلام وقت بخیر شرکت ما چندتا خرید داشته از شرکت های دیگه و فاکتور رسمی برامون صادر شده ولی سوال اینجاست که پول خرید این فاکتور ها از حساب شرکت نرفته از حساب اشخاص دیگه پرداخت شده و ما جنس رو گرفتیم چطور باید پرداخت رو ثبت کرد و اینکه زمان رسیدگی به مشکل نمیخوریم؟