حسابداری پرداخت رهن در اجاره شرکت

سلام ما مستاجر حقوقی هستیم و مالک ما شخص حقیقی هست مبلغ رهن 150 تومن و اجاره ماهانه 25 تومن تا الان بعد سه سال توی دفاتر مبلغ رهن رو اصلا نیاوردیم چون از حساب همسر یکی از اعضای هیئت مدیره پرداخت کردیم برای سال جدید توی قولنامه نوشته مبلغ رهن و اجاره رو حالا بعد سه سال میتونیم سند رهن رو بزنیم و به جاری شرکا به استناد قولنامه ببریم فیش واریز اون زمان رو نداریم ولی قولنامه جدیدمون هست؟ برای سال های قبل که رهن رو شناسایی نکردیم چه کنیم؟